SamarbejdssekretariatetStatslige arbejdspladser omstiller til massivt hjemmearbejde under Corona-nedlukning
Den pludselige nedlukning af Danmark som følge af Corona-virus har medført en markant ændring i hverdagen for tusindvis af statsansatte. Overgangen til distancearbejde kræver en hurtig opkvalificering af medarbejdere og ledere i brugen af digitale værktøjer og nye former for professionelt samarbejde.
Fokus på forventningsafstemning og tilgængelighed
Når de fysiske rammer på kontoret udskiftes med hjemmearbejde, opstår der nye behov for at definere, hvornår medarbejdere og ledere er tilgængelige. Da privatliv og arbejdsliv i øjeblikket smelter sammen, anbefales det at etablere klare rammer for kommunikation og opgavehåndtering.
Det centrale i denne proces er en løbende dialog om, hvilke opgaver der kan løses effektivt på distancen, og hvilke der må udskydes eller prioriteres anderledes. Eventuelle justeringer i personalepolitikker bør som udgangspunkt drøftes i de lokale samarbejdsudvalg for at sikre en fælles retning.
Strategisk valg af kommunikationskanaler
Manglen på det fysiske nærvær stiller krav om bevidste valg af kommunikationsformer. Kompetencesekretariatet og Samarbejdssekretariatet opfordrer til, at afdelinger fastsætter retningslinjer for, hvornår man benytter e-mail, telefon eller videomøder.
| Kommunikationsform | Fordele | Særlige opmærksomhedspunkter |
|---|---|---|
| Skriftlig (Mail/Chat) | Hurtig beskedformidling | Høj risiko for misforståelser |
| Mundtlig (Telefon) | Direkte afklaring | Kræver planlægning eller accept af afbrydelse |
| Videomøder | Visuel kontakt og nærvær | Belaster IT-systemer og VPN-forbindelser |
For at undgå overbelastning af de statslige IT-systemer opfordres ansatte til at følge de lokale udmeldinger om IT-praksis, herunder eksempelvis at benytte mobile løsninger til virtuelle møder frem for båndbreddetunge VPN-forbindelser.
Vedligeholdelse af det uformelle kollegaskab
En af de største udfordringer ved distancearbejde er tabet af de uformelle samtaler ved kaffemaskinen eller i frokostpausen. Disse interaktioner er afgørende for tilliden og det langsigtede samarbejde i organisationen.
For at modvirke social isolation og bevare de kollegiale relationer foreslås det at:
- Integrere ti minutters uformel snak i starten af faglige videomøder.
- Planlægge fælles online frokostaftaler.
- Benytte "godmorgen"- og "tak for i dag"-hilsner via digitale kanaler.
- Iværksætte fælles aktiviteter som virtuel pausegymnastik.
Kompetencesekretariatet og Samarbejdssekretariatet udtaler:
"Denne usædvanlige situation kalder på ekstraordinære løsninger. Der skal læres nyt og skabes hurtige løsninger – mange vil føle, at de asfalterer, mens de kører. Det er vigtigt for samarbejdet, at I har en klar forventningsafstemning om, hvilke opgaver der skal løses i denne situation."
Implementering og næste skridt
Den kommende periode vil kræve en stejl læringskurve, hvor tekniske udfordringer og nye rutiner skal håndteres løbende. Videndeling mellem kolleger om "tips og tricks" til digitale værktøjer samt brug af e-læring om virtuelle møder fremhæves som vigtige elementer i at få det statslige samarbejde til at fungere optimalt under de nuværende omstændigheder.
